Como conseguir patrocinadores para o seu evento

Aprender as técnicas de como conseguir patrocinadores para os eventos que você pretende organizar é uma tarefa fundamental. Afinal de contas, com planejamento, fica mais fácil atrair marcas de respeito e que confiam em seu projeto.

Portanto, a seguir separamos algumas dicas para tornar esse processo mais simples e eficaz:

Antes de saber como conseguir patrocinadores, levante o orçamento do seu evento

Antes de pedir patrocínio, é fundamental que você planeje todos os detalhes do evento por dois motivos: para você conseguir apresentar o projeto de patrocínio com mais clareza, e, claro, para estimar o valor a ser arrecadado para cobrir os custos.

Então, peça orçamentos de todos os gastos que você terá, tais como:

• aluguel de espaço;
• segurança;
• equipamento de som;
• bufê;
• contratação de tendas, outros acessórios e equipamentos;
• colaboradores, etc.

Saiba qual é o tipo de patrocínio ideal para o seu evento

Saber como conseguir patrocinadores para o seu evento também passa pela tarefa de entender os tipos de patrocínio que você pode obter.

Depois de ter a estimativa de custos definida, aí então começa o processo da busca pelos patrocinadores. E, basicamente, existem dois tipos:

• Patrocínio financeiro: é quando você recebe um valor em dinheiro do patrocinador.
• Permuta: é quando você recebe o patrocínio em troca de produtos ou serviços que ajudem no evento (exemplo: em vez de pagar em dinheiro, determinado patrocinador pode te fornecer o espaço para a realização do evento, reduzindo os custos).

Você pode, inclusive, optar pelos dois tipos de patrocínio para o seu evento. Mas é importante que tome essa decisão para que consiga filtrar melhor as opções de empresas disponíveis.

Pesquise sobre as empresas que você quer patrocínio

Depois de definir o orçamento do evento, o valor que precisa ser arrecadado e os tipos de patrocínio que você precisa, é hora de pesquisar as opções.

Os patrocinadores ideais são os que conseguem dar ao seu público o melhor atendimento possível e que tenham uma boa relação com seus próprios clientes, garantindo o fortalecimento da sua marca ao se unir a empresas que também têm a marca forte.

Empresas menores e que estão crescendo no mercado também podem ser fonte de patrocínio ao ingressar em eventos que deem visibilidade e a possibilidade de conquistarem mais clientes também.

Por isso é tão importante que o seu evento tenha um público-alvo bem definido. Encontre patrocinadores que tenha a ver com esse público, para que essas empresas também consigam ter chances de retorno.

Prepare a apresentação do projeto do evento para os possíveis patrocinadores

Saber como conseguir patrocinadores para o seu evento também leva em consideração desenvolver a apresentação de um projeto bem estruturado para apresentar a eles.

Então, reúna todas as informações sobre o evento em si (data, horário, local, estimativa de público, objetivo, programação, etc.) e prepare uma apresentação para os patrocinadores em potencial.

Você pode reunir recursos visuais (como tabelas e gráficos) e preparar apresentações para serem mostradas em um notebook, tablet ou projeção. Você também pode imprimir a apresentação, montar uma pasta com a identidade visual da empresa e entregar aos empresários, caso eles precisem de uns dias para tomarem a decisão.

Se você já tiver organizado algum evento antes, reúna todos os dados sobre ele e, se possível, colha o depoimento das empresas que patrocinaram para que eles atestem seus resultados.

Dicas para conseguir patrocinadores para os seus eventos

1. Estude o público-alvo

Antes de você partir em busca de mais patrocinadores para os seus eventos, saiba exatamente qual será o público-alvo dele.

Dessa forma, ficará mais fácil fazer um levantamento das empresas que atendem a esse público e que possam se interessar no investimento.

Por exemplo: se o seu evento for uma competição esportiva e tiver como público-alvo apenas mulheres acima dos 25 anos de idade, você pode buscar patrocinadores dos seguintes segmentos:

• Cosméticos;
• Moda fitness;
• Suplementos;
• Clínicas de estética;
• Academias de ginástica;
• Comidas fitness.

Mas também pense de forma geral e vá atrás daqueles patrocinadores que estão sempre aparecendo nos eventos da sua cidade – como é o caso de cooperativas de crédito, planos de saúde e outras empresas. Dá para ser criativo e integrar todo esse pessoal nas campanhas do evento.

2. Monte diferentes cotas de patrocínio

Depois de colocar todo o planejamento do evento no papel e saber os custos que precisam ser levantados, uma boa maneira de conseguir mais patrocinadores para os seus eventos é definir diferentes cotas de patrocínio.

Dessa forma, você consegue reunir mais empresas, principalmente aquelas que estão começando agora e não possuem grandes verbas para publicidade, propaganda e marketing.

E dê nomes a essas cotas. Por exemplo: cotas Ouro, Prata e Bronze. Cotas Premium, Standard e Basic.

Ao definir as cotas e os respectivos valores, pense em todas as contrapartidas que você precisará entregar. Afinal de contas, se uma empresa patrocinou com uma cota maior, ela precisa ter mais retornos e bonificações em comparação com uma que pagou por uma cota pequena.

O importante é que os valores sejam justos e que todos tenham justas contrapartidas em troca, combinado?

3. Capriche na apresentação para conseguir mais patrocinadores para os seus eventos

Depois que todas as etapas anteriores forem concluídas, é hora de montar uma apresentação do projeto do evento para mostrar às potenciais empresas patrocinadoras.

Seja persuasivo. Apresente dados concretos e números que provem que elas terão um retorno estimado do investimento. Você pode, também, coletar depoimentos de outros empresários e participantes de eventos anteriores para comprovar o retorno que eles tiveram ao participar do seu projeto.

Prepare uma apresentação tanto em papel quanto para outros dispositivos, como computadores e tablets. Coloque todas as informações e tudo o que os patrocinadores terão em troca – por exemplo: se os logotipos serão colocados em wind banners e camisetas, mostre imagens de como eles ficarão dispostos. O visual é muito importante nessa hora.

4. Dê realmente uma atenção às contrapartidas aos patrocinadores

Precisamos reforçar essa dica, principalmente se este for o primeiro evento que você está organizando ou, ainda, se a sua empresa ainda não é muito conhecida no mercado.

Centenas de eventos ocorrem diariamente – como você pode destacar o seu dos demais, de forma que as empresas queiram investir nele?

A resposta está nas contrapartidas que você oferecerá. Desde que não gere muitas despesas extras e prejudique o seu orçamento, elas podem vir de várias formas, tais como:

• Divulgação das empresas patrocinadoras em suas redes sociais;
• Cobertura da mídia local (e até regional) durante o evento;
• Ações de marketing digital utilizando hashtags para promover e atrair o público a participar (pode envolver, inclusive, sorteios com patrocinadores);
• Espaço devidamente sinalizado para que as empresas possam expor seus produtos e divulgar seus serviços;
• Logotipo da empresa patrocinadora em todos os meios de divulgação do evento, sejam eles físicos (wind banners, cartazes, panfletos) ou virtuais (cada de facebook, posts patrocinadores, etc.);
• Cobertura em tempo real com transmissão ao vivo pela internet, com a participação dos patrocinadores.

Todas essas contrapartidas – e até outras que você vier a pensar – precisam levar em consideração o objetivo principal de divulgar os patrocinadores. Eles precisam aparecer.

5. Marque presença no dia do evento

Não é apropriado você passar dias em reuniões e correndo atrás de patrocinadores, e, no dia do evento, você não estar presente no dia.

Esteja disposto a arregaçar as mangas para ajudar no posicionamento de cada empresa no local, bem como tirar todas as dúvidas. Isso reforça muito os laços entre os empreendimentos e eles não vão pensar que depois que você conseguiu o dinheiro, “sumiu”.

E depois do evento, dê e também colha um feedback de cada um dos patrocinadores – podem surgir ótimas parcerias em ações de marketing entre vocês durante o ano. E isso vai te ajudar muito nos próximos eventos.

A apresentação também deve esclarecer como será essa participação dos patrocinadores na prática. Por exemplo, se for um evento com estantes, onde os estandes dessas empresas ficarão, o que elas poderão fazer, etc.

Acrescente, ainda, como ficará a disposição dos logotipos dos patrocinadores nos materiais de divulgação – o que inclui, camisas, cartazes, posts nas mídias sociais, infláveis promocionais, wind banners, etc.

Fica a dica: seja flexível e aceite opiniões e ideias dos patrocinadores. Se eles estão interessados em ajudar, as chances de patrocinarem aumentam.

Outra dica: peça apoio da mídia local para a divulgação prévia do evento e a cobertura no dia. É uma ótima contrapartida saber que o evento que as empresas patrocinarão terá uma divulgação em massa.

E então, aprendeu como conseguir patrocinadores? Não é uma tarefa simples, mas certamente pode trazer ótimos benefícios e parcerias duradouras para a sua marca.

Nesse caso, complemente o assunto e aprenda como divulgar os patrocinadores de eventos com wind banners – uma ferramenta que pode fazer toda a diferença para a sua marca e a de seus apoiadores. Até a próxima!